|
В сегодняшней статье о аппликации Excel рассмотрим возможность отслеживание исправлений, создания и использования списков автозаполнения, примечаний и защиту нашей книги замком. Таким образом убедимся, что Excel может использовать без проблем каждый. Попробуйте и вы.
Доступ к книге
Самой книгой, файлом аппликации Excel, могут пользоваться много людей. При соединении компьютеров в локальную сеть фирмы, или в случае использования общего десктопа большим количеством пользователей, можно использовать функцию "Отслеживание исправлений". Благодаря ей, например, видит руководитель группы все изменения, которые его команда провела и т.д.
Обычный доступ включается с помощью меню "Сервис" - Доступ к книге".
В закладке "Подробнее" настраивается способ, которым хотим открыть доступ.
Отслеживание исправлений
Если доступ к книге открыт и кто-нибудь в ней что-нибудь изменит, можно включить просмотр исправлений, которые были проведены, подтвердить их, или отклонить.
При повторном открытия книги опять используем меню "Сервис" и выберем "Исправления". Далее выберем, хотим ли исправления выделить, или вносить на отдельный лист.
Потом постепенно можем исправления сделанные другими пользователями принимать или отклонять, причём каждый раз видим, кто и когда конкретные исправления провёл.
Microsoft Excel Viewer
Microsoft Excel Viewer это программа, которая вам позволит открыть, просмотреть и распечатать книгу аппликации Excel, когда он на компьютере не установлен. Можно также копировать данные из программы Excel Viewer в другую программу. Однако в ней нельзя данные исправлять, сохранить или создать новую книгу. Для этих целей необходимо использовать полноценную программу Excel, которая является компонентом офисного пакета Microsoft Office.
Скачать программу Microsoft Excel Viewer
Списки автозаполнения
При создании таблиц часто случается, что нам необходим, например, ряд чисел от одного до ста. Если бы нам пришлось их вписывать по одному, было бы это конечно довольно надоедливый и долгий процесс. К счастью всё же существует возможность воспользоваться функцией автозаполнения списка. Для таких простых вещей, как ряд чисел или дни в неделе, можно просто написать исходные данные (напр. 1,3 и далее 1,5) и за правый нижний угол ячейки растянуть запись на любую длину.
Необходимо ещё перед растягиванием отметить обе ячейки:
Тоже самое можно сделать и с месяцами в году:
В этом случае речь идёт о классическом списке автозаполнения, который Excel имеет в памяти в конкретном виде, т.е. достаточно отметить и растянуть первую ячейку.
Добавление собственных списков
Для обслуживания и учёта склада овощей и фруктов нам, например, может понадобиться свой список автозаполнения. Правдоподобно, что весь ассортимент будем выписывать много раз и одновременно понятно, что сам Excel не располагает списком автозаполнения овощей и фруктов. Таким образом, нам необходимо создать свой.
Необходимую функцию найдём в меню "Сервис" - "Параметры", далее выберем вкладку "Списки".
Как видим в нижней части окна, список можем создать всего лишь отметив ячейки, в которых находятся наши данные. После этого, в левой части увидим списки, которые Excel уже имеет.
Примечания
Для объяснения данных или формул, которые ячейка содержит, можем в неё вложить примечание. Достаточно использовать контекстное меню правой кнопки мышки "Добавить примечание". Ячейка, которая примечание содержит, отмечена маленьким красным треугольником в правом верхнем углу а сам текст появиться при наведении курсором мышки.
Защита
Существуют два основных способа защиты нашего файла. Первый - запретить редактирование файла без знания пароля, никто не сможет ничего поменять, но можно файл просматривать.
Этим способом можно защитить лист, или даже только некоторые ячейки, а если понадобится, наоборот, выбрать область, которую единственную разрешено редактировать.
Функция может пригодиться при создании формуляров, или классических вычислительных систем предназначенных для кого-то, кто в них не разбирается а только вводит исходные данные.
Защита книги против открытия
Речь идет о самой высокой степени защиты аппликации Excel, которую она может предложить. Может пригодиться напр. при отправлении файла через интернет, или когда просто хотим предотвратить доступ к нашим данным посторонним лицам.
Книга защищается против открытия при её сохранении, или в любое другое время используя меню "Файл" - "Сохранить как...".
Потом, в окне выбираем "Сервис" - "Общие параметры".
В "Общих параметрах" достаточно ввести пароль для открытия или изменения.
