Советы и трюки по Excel: 2 часть
Советы и трюки по Excel
Табличный процессор не только огромный калькулятор. Посмотрим на то, как может быть эта аппликация из мастерской Майкрософта многофункциональна, что умеет и как её эффективно использовать для своих нужд. Возможно вас возможности Excel удивят!
В предыдущей статье мы говорили о основных математических функциях, функции ЕСЛИ и условном форматировании. Этого могло бы хватить для создания бухгалтерской аппликации для фирмы, склада овощей и т.д., где есть необходимость быстро вводить данные и быстро производить достаточно сложные расчеты.
И всё же нам необходимы ещё кое-какие мелочи, которые нам облегчать управление результатами, сделают нашу работу приятнее и одновременно спрячут то, что не существенно.
Добавление гиперссылки
Основной элемент веб-страниц, который собственно сделал возможным появление интернета, доступен нам и в Excel. Если есть необходимость ссылаться из нашей книги на какое-то место в сети, достаточно написать текст как URL адрес без http в начале, т.е.: Http://ahlesunnatsms.blogspot.com
.
Excel сам его переведёт в соответствии с настройками поумолчанию в гиперссылку.
Excel сам его переведёт в соответствии с настройками поумолчанию в гиперссылку.
Однако, гиперссылку можно скрыть за любым словом. Например, напишем Docwin, из контекстного меню правой кнопки мышки выберем "Гиперссылка" и напишем URL адрес.
В книге аппликации Excel можно ссылки использовать и для перемещения в другой документ, или в другое место на соответствующем листе.
Ссылка на другой документ может выглядеть так:
C:/Documents and Settings/user/israr/ahmad.xls
Однако необходимо знать, что если документ на который ссылаемся переместить в другое место, или даже удалить, ссылка, само собой, перестанет работать.
Закрепление области
Если наша таблица настолько длинная, что не помещается на мониторе и нам приходиться использовать скроллинг, для того чтобы переместиться к следующему содержанию, может пригодиться закрепление области. Ведь в основном таблица выглядит так, что каждый столбец и каждая строка имеют свое название.
Если прокрутим таблицу, надписи исчезнут из обзора. Если такое поведение таблицы нас не устраивает, достаточно использовать меню "Окно" - "Закрепить области". Там, где будет отмеченная ячейка, закрепится часть в направлении вверх и влево.
Потом в любом месте на странице можно использовать меню "Окно" - "Закрепить области"
Названия листов
Как было сказано в предыдущей статье, каждая книга после открытия по умолчанию содержит 3 листа, между которыми можно переключаться.
Если щелкнуть правой кнопкой мышки на вкладку листа, то появится всплывающее меню, с помощью которого можно вкладку переместить, скопировать, удалить или переименовать.
Верхним меню "Добавить" - "Лист" можно добавлять листы.
Фильтр
Фильтр - незаменимая функция, которая облегчает работу с большим объёмом данных. Легче всего ей воспользоваться используя через меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"
Всплывающим меню в ячейке теперь можно фильтровать, например, только строки с "яблоки" и "груши".
Фильтр можно отменить через тоже меню, которое было использовано при его создании.
Взаимосвязь ячеек, листов и книг
Как нам уже известно, ячейка может содержать формулу, или другие необходимые нам данные. Ещё данные можно передавать из другой ячейки - достаточно написать "=" и координаты ячейки (например A2), или на неё просто щёлкнуть. Всё, что в будущем будет в ячейке A2, буде автоматически и там, куда её содержание переносим.
Всё тоже можно использовать и для связывания листов. Достаточно написать в ячейку на одном листе ";=" а на другом листе ячейку отметить. В реальности запись выглядит так:
="название-листа"!A2
Само собой можно вводить между листами и формулы. Запись результата сложения ячейки на листе 2 со значением ячейки на листе 1 и результатом на листе 3 может выглядеть так:
=Лист2!H25+Лист1!H23
Благодаря этому можно создавать файлы, которые будут производить все вычисления на разных листах, причем на первом листе достаточно ввести исходные данные и прочитать показанный результат. Ещё большие возможности предоставляет связь между документами - книгами, где это работает также с той разницей, что ввод формулы содержит необходимый адрес. Так же как и в гипертекстовых ссылках здесь действует правило, что если изменим местонахождение файла, то связь не будет работать.
В реальности запись в ячейке может выглядеть так:
="C:/Documents and Settings/user/israr/[ahmad.xls]Лист1"!$B$6
При открытии файла Excel, который содержит такую ячейку, программа нас спросит, хотим ли внешние данные обновить. Поразительно то, что адрес ячейки может быть и в интернете. Связь фирмы при помощи Microsoft Office теперь становится возможной и может заменить дорогие программы, использующие интернет.
Пример записи: