Советы и трюки по Excel

Советы и трюки по Excel

Excel является нераздельной частью комплекта канцелярских программ Microsoft Office. Речь идёт всего лишь о огромном калькуляторе? Что с ним можно делать? Где его можно применить и чем может помочь? Имеет смысл за него платить? А главное: на что способен?

Возможностей Excel намного больше, чем кажется. Он имеет большое количество функций, которые большинство людей никогда в жизни не используют и которые остаются скрытые от наших глаз до тех пор, пока не понадобятся.

Основные понятия

После открытия файла, который в Excelе называется Книга, располагаем 3 Листами, между которыми можно переключаться в нижней части слева.

Целый лист разделён на столбцы и строки заполненные ячейками. Отдельные ячейки являются основой всего управления, хотя во время печати их невидно. Для создания красивой таблицы, необходимо ячейки обвести границей, в случае необходимости выбрать шрифт, цвет и другие элементы, которыми создадим дизайн своей работы. Для этого в большинстве случаев используется панель управления и иконки (кнопки) на ней.

Ввод и редактирование данных

Щелчком по ячейке её отметим и можем в ней писать.
Формат ячейкиФормат ячейки определяет, как будут вести себя данные в ячейке. Число, денежная единица, дата, время и другие возможности влияют на количество десятичных знаков, отступ и т.д.


Редактирование имеющихся данных
Если есть необходимость редактирования данных в ячейке, наведем на неё курсор и начнём писать, предыдущее содержимое ячейки исчезнет. Если же наведём на неё курсор и нажмём клавишу F2, или дважды щёлкнем, можем редактировать ячейку с первоначальными данными.
Следующие трюки
Если текст в ячейке шире чем сама ячейка а хотим, чтобы был виден целый, можем дважды щёлкнуть на поверхность ячейки и он расшириться на ширину самой широкой ячейки. (Или наоборот сузиться.)
Добавление столбца или строки
Достаточно если отметим столбец или оставим отмеченную ячейку и используем выбор на верхней панели "Вложить" - "Столбец", и он будет добавлен слева от отмеченного. У строк это работает точно также, строка будет добавлена вверху от отмеченной.
Название таблицы
Над таблицей можем сделать название, В первой ячейке напишем название таблицы. (К примеру, используем толстый и цветной шрифт). Потом отметим всё пространство надписи, и используем кнопку "Объединить ячейки и выровнять по середине". Таким образом у нас получиться название таблицы.

Формулы и функции

Конечно, самым важным свойством  Excel является вычисление. Как только в ячейки введём данные а какую-нибудь определим ячейкой результата, её значение будет изменяться, если изменяться введённые данные. Таким образом предлагается создание простых "программ" например для домашней бухгалтерии, но и для многим сложнейших вычислений. Эти вычисления могут проводиться на абсолютно другом листе, или даже в другой Книге, чем показывается результат.
Простейшей функцией является сложение. Отметим ячейки, которые хотим сложить и используемАвтосумма.

Я ячейке, которую мы отметили, отобразиться результат, который будет меняться в соответствии со значением в ячейках, к которым относиться.
Случается, что необходимо сложить два столбика или две ячейки, которые находятся в разных местах. В этом случае достаточно использовать клавишу CTRL, т.е. отметить одну ячейку, удерживая клавишу CTRL отметить следующую необходимую ячейку.

Самостоятельное создание формул

Для того чтобы понять суть работы Excel, попробуем создать формулу для ячейки сами.
Делается это так. Отметим ячейку, в которой хотим видеть результат и напишем =, этим знаком начинается любая формула.
Например, хотим сложить значения в двух ячейках по координатам D7 и F7. Формула, которую напишем, будет выглядеть так: =D7+F7,
Результат в ячейке будет меняться в соответствии со значениями в ячейках D7 и F7.
Естественно, не обязательно только складывать, формулы могут выглядеть и так: =D7-F7
=D7*F7
или
=D7/F7
Координаты не обязательно вводить вручную, напишем =, мышкой щелкнем на D7, напишем + и щелкнем F7, нажмем Enter и всё готово.
Нам не надо ограничиваться в значениях ячейки, например хотим, чтобы результат был двадцатикратным от значения ячейки D7, формула будет выглядеть так:
=D7*20

Вставить функцию

Кроме классических математических вычислений, которые можно произвести на любом калькуляторе, можно использовать и функции. Кнопкой "Вставить", или через меню "Вставить" - "Функция" попадём в расширенный список функций.


Для каждой функции имеется справка.
Если, например, выберем СРЗНАЧ в командной строке будет написано =СРЗНАЧ(C7;E7)
Интересной можно назвать функцию "ЕСЛИ". Как понятно из названия, речь идет о условии. Например, если будет значение ячейки F15 больше чем значение ячейки E8 (в ней, например, может быть результат предыдущих вычислений), это истина. Результатом может быть например текст, о том что всё в порядке или нет - если фирма получает прибыль или несёт убытки и.д..

Условное форматирование

После открытия файла, который в Excelе называется Книга, располагаем 3 Листами, между которыми можно переключаться в нижней части слева.

Целый лист разделён на столбцы и строки заполненные ячейками. Отдельные ячейки являются основой всего управления, хотя во время печати их невидно. Для создания красивой таблицы, необходимо ячейки обвести границей, в случае необходимости выбрать шрифт, цвет и другие элементы, которыми создадим дизайн своей работы. Для этого в большинстве случаев используется панель управления и иконки (кнопки) на ней.

Ввод и редактирование данных

Щелчком по ячейке её отметим и можем в ней писать.

Формат ячейки

Формат ячейки определяет, как будут вести себя данные в ячейке. Число, денежная единица, дата, время и другие возможности влияют на количество десятичных знаков, отступ и т.д.

Редактирование имеющихся данных

Если есть необходимость редактирования данных в ячейке, наведем на неё курсор и начнём писать, предыдущее содержимое ячейки исчезнет. Если же наведём на неё курсор и нажмём клавишу F2, или дважды щёлкнем, можем редактировать ячейку с первоначальными данными.

Следующие трюки

Если текст в ячейке шире чем сама ячейка а хотим, чтобы был виден целый, можем дважды щёлкнуть на поверхность ячейки и он расшириться на ширину самой широкой ячейки. (Или наоборот сузиться.)

Добавление столбца или строки

Достаточно если отметим столбец или оставим отмеченную ячейку и используем выбор на верхней панели "Вложить" - "Столбец", и он будет добавлен слева от отмеченного. У строк это работает точно также, строка будет добавлена вверху от отмеченной.

Название таблицы

Над таблицей можем сделать название, В первой ячейке напишем название таблицы. (К примеру, используем толстый и цветной шрифт). Потом отметим всё пространство надписи, и используем кнопку "Объединить ячейки и выровнять по середине". Таким образом у нас получиться название таблицы.

Формулы и функции

Конечно, самым важным свойством  Excel является вычисление. Как только в ячейки введём данные а какую-нибудь определим ячейкой результата, её значение будет изменяться, если изменяться введённые данные. Таким образом предлагается создание простых "программ" например для домашней бухгалтерии, но и для многим сложнейших вычислений. Эти вычисления могут проводиться на абсолютно другом листе, или даже в другой Книге, чем показывается результат.

Простейшей функцией является сложение. Отметим ячейки, которые хотим сложить и используемАвтосумма.

Я ячейке, которую мы отметили, отобразиться результат, который будет меняться в соответствии со значением в ячейках, к которым относиться.

Случается, что необходимо сложить два столбика или две ячейки, которые находятся в разных местах. В этом случае достаточно использовать клавишу CTRL, т.е. отметить одну ячейку, удерживая клавишу CTRL отметить следующую необходимую ячейку.

Самостоятельное создание формул

Для того чтобы понять суть работы Excel, попробуем создать формулу для ячейки сами.

Делается это так. Отметим ячейку, в которой хотим видеть результат и напишем =, этим знаком начинается любая формула.

Например, хотим сложить значения в двух ячейках по координатам D7 и F7. Формула, которую напишем, будет выглядеть так: =D7+F7,

Результат в ячейке будет меняться в соответствии со значениями в ячейках D7 и F7.

Естественно, не обязательно только складывать, формулы могут выглядеть и так: =D7-F7
=D7*F7
или
=D7/F7

Координаты не обязательно вводить вручную, напишем =, мышкой щелкнем на D7, напишем + и щелкнем F7, нажмем Enter и всё готово.

Нам не надо ограничиваться в значениях ячейки, например хотим, чтобы результат был двадцатикратным от значения ячейки D7, формула будет выглядеть так:
=D7*20

Вставить функцию

Кроме классических математических вычислений, которые можно произвести на любом калькуляторе, можно использовать и функции. Кнопкой "Вставить", или через меню "Вставить" - "Функция" попадём в расширенный список функций.

Для каждой функции имеется справка.

Если, например, выберем СРЗНАЧ в командной строке будет написано =СРЗНАЧ(C7;E7)

Интересной можно назвать функцию "ЕСЛИ". Как понятно из названия, речь идет о условии. Например, если будет значение ячейки F15 больше чем значение ячейки E8 (в ней, например, может быть результат предыдущих вычислений), это истина. Результатом может быть например текст, о том что всё в порядке или нет - если фирма получает прибыль или несёт убытки и.д..

Условное форматирование

Похожее на предыдущую функцию. Здесь тоже речь идёт о условии, но форматирование ячейки даёт нам больше возможностей. Оно позволяет ввести условие и в ячейку с формулой, далее например, отдельную ячейку с результатом можно окрасить зелёным цветом, если результат позитивный, и красным, если результат вычислений негативный.

Условное форматирование назначим ячейке таким образом. Отметим ячейку и перейдём в главном меню на "Формат" - "Условное форматирование".

Советы и трюки по Excel: 2 часть

Советы и трюки по Excel: 3 часть